Evenimentul propus va fi organizat în perioada 11-14 octombrie 2011 şi va implica desfăşurarea unor activităţi de amploare, precum o serie de acţiuni culturale - expoziţii fotografice/artă, concerte, filme de prezentare etc., expoziţii documentare, promovarea publică a evenimentului, editarea unei broşuri aniversare cu privire la rezultatele cooperării dintre oraşe, editarea unei broşuri de promovare a municipiului Timişoara, vizitarea mai multor servicii care au beneficiat de pe urma cooperării dintre oraşe şi a unor servicii care urmează să fie implicate în schimburile bilaterale, întâlniri de lucru între reprezentanţii celor două oraşe etc.
La eveniment vor participa o delegaţie oficială din oraşul Mulhouse, condusă de primarul Jean Rottner, delegaţii oficiale ale Ambasadei Franţei în România, Consulatului Onorific al Franţei la Timişoara şi Institutului Francez, o delegaţie de oameni de afaceri din Franţa, delegaţii oficiale ale consulatelor din Timişoara, oficialităţi locale şi reprezentanţi ai mai multor unor instituţii reprezentative din municipiu, persoane implicate de-a lungul anilor în înfrăţire, reprezentanţi ai massmediei locale ş.a.
Pentru organizarea evenimentului a fost estimat că va fi necesară suma de 45.000 lei pentru efectuarea următoarelor cheltuieli: cazare: 2.400 lei; masă servită: 2.700 lei; trataţie: 390 lei; masă oficială : 6.000 lei; cocktail: 1.250 lei; materiale de promovare (plachete aniversare, diplome aniversare, album promovare Timişoara, obiecte personalizate etc.): 3.300 lei; materiale pentru realizarea expoziţiilor fotografică şi documentare: 3.500 lei; editare broşură aniversară bilingvă (română / franceză): 11.000 lei; editare broşură de promovare a municipiului Timişoara (franceză): 7.500 lei; diverse (organizare concerte/momente artistice, aranjamente florale, taxă muzee, diverse prestări servicii etc.) : 4.800 lei; cheltuieli neprevăzute (5%): aprox. 2.142 lei.
